Seduti alla scrivania o mentre ci spostiamo per appuntamenti, riunioni e commissioni, siamo tutti costantemente bersagliati da un flusso quasi ininterrotto di stimoli. La nostra giornata lavorativa è spesso una partita tra il rispondere e lo schivare notifiche, stimoli e interruzioni. 

Se è vero che il multitasking inteso come metodo lavorativo incontra oggi parecchie critiche, la flessibilità e la versatilità sono caratteristiche ormai indispensabili nella nostra routine lavorativa. Ma come fare per approfittare del meglio che le deviazioni e i cambi di rotta non preventivati ci offrono quotidianamente?

La mia esperienza professionale passa per milioni di quaderni e per una serie di cartelle su computer e telefono, da aggiornare con pochi gesti.

La pratica del tenere traccia di ciò che faccio si sta rivelando davvero utile per non perdere niente e non disperdere energie. Mi serve per fissare concetti che rischio di dimenticare nel flusso di altre cose e per segnarmi quello spunto in cui mi sono imbattuta per caso e che non ho modo di approfondire sul momento.

A me piace scrivere. Non mi riferisco al temuto tema delle to do list che Daniela ha già benissimo affrontato qui: mi riferisco al fatto di prendere appunti work in progress (confesso di guardare sempre affascinata i traduttori alle conferenze, quando riempiono pagine e pagine di parole). 

Scrivere – farlo per me stessa, nel mio retrobottega, non per documenti che condividerò con altri – mi aiuta a tenere l’attenzione. Mi rassicura sapere che potrò tornare sulle cose – anche sulle idee scartate. 

Ultimamente ho notato che tenere traccia mi serve anche nei periodi di cambiamento, e mi pare che oggi il cambiamento ci venga a bussare spesso e volentieri. 

Riempire quaderni di appunti, e conservarli in buon ordine, è come mettere delle fondamenta a Taglia e cuci OFF, avere uno schieramento di risorse e alleati a disposizione. Mi servono per vedere la strada che abbiamo fatto, le curve che abbiamo preso, le salite che siamo riuscite a superare.

Per trovare strade nuove tenere uno storico è importante: una mappa da consultare per vedere quanta strada già è stata fatta e trovare lo slancio per ripartire, con un equipaggiamento strategico.

Io preferisco usare supporti cartacei per tenere traccia dei progetti work in progress – anche per avere una buona scusa per fare scorta di cartoleria bellissima! – ma utilizzo anche un organizzato gruppetto di cartelle sui miei dispositivi. Sul cellulare, ad esempio, ho delle cartelle dedicate agli spunti che trovo sui social e che archivio di volta in volta, per recuperarle quando ne avrò bisogno.

Se è vero che su una scrivania ordinata si lavora meglio, io penso che anche mettere ordine nel lavoro che già abbiamo fatto sia importante: l’esperienza si costruisce giorno per giorno, con i casi che si incontrano, le difficoltà che si superano, gli aggiornamenti e le cose nuove che si scoprono.

Tenere traccia di tutto questo è molto importante per poterne attingere una volta approdati nel futuro e vedere le modifiche tra il momento attuale e quello da cui si è partiti. 

La scrittura di back office – quella che non è la relazione finale da consegnare o un documento conclusivo da condividere – è importante per evolversi in continuità, per osservarsi dall’esterno e imparare a padroneggiare passo passo evoluzioni e cambiamenti.