Spoiler alert: io – Irene – adoro le email.

Capisco, però, che l’eccessivo traffico nelle nostre caselle di posta possa farci sentire sovrastati e, prima di scriverne una, non dimentico mai che il tempo di tutti è prezioso.

Quindi: come vanno scritte le email perché siano aperte e possibilmente ricevano anche una risposta?

Non parleremo qui di errori di ortografia (anche perché il riassunto è semplice: non ce ne devono essere), ma della necessità di scrivere l’email pensando al nostro interlocutore.

In breve, ma tu lo sai a chi stai scrivendo? 

Prima di inviare una email, quindi, anzi, prima ancora di cominciare a scriverla, domandiamoci se la stiamo mandando alla persona giusta perché sarà proprio il nostro destinatario la bussola con cui comporre il testo.

Sicuramente una parte del testo da scrivere con attenzione è quella in cui parliamo di noi e del nostro progetto, ma è importante ricordarci sempre che oggi sparare nel mucchio, senza cura, è come non contattare nessuno e buttare il nostro messaggio nel vuoto.

Quello che dobbiamo fare noi, invece, è scegliere l’interlocutore giusto e provare a raggiungerlo, dimostrandogli che sappiamo chi è, che è proprio lui che stiamo cercando e con cui vogliamo parlare.

È il come lo contattiamo, il margine di manovra che abbiamo per fare la differenza.

Ma perché quel contatto è giusto per noi?

Il contatto è giusto se conoscendolo (non per forza conoscendolo di persona ovviamente, ma seguendolo, leggendo cosa scrive, di cosa parla, che posti gli piacciono) capiamo che la nostra notizia può essere nelle sue corde, può essere interessante per lui.

Dimostriamogli quindi che è proprio così, dato che noi lo sappiamo.

Tre indicazioni pratiche quando scriviamo una email:

• Chiamiamo sempre per nome il nostro interlocutore
• Facciamo riferimento a un tema/evento di cui ha appena parlato/che l’ha visto coinvolto di recente (nessuno si aspetta che tu sappia tutto di lui dall’asilo, ma qualcosina almeno del suo presente sì)
• Facciamo riferimento ai suoi gusti, in generale (per colpire dritto nel segno con la nostra proposta, dobbiamo conoscere anche un po’ di contesto di cose che ama e no per posizionarla nel posto giusto nel suo immaginario)

Per approfondire:

promuovere qualcosa significa prima di tutto costruire una relazione con il nostro possibile interlocutore e qui viene ovvia la citazione di un ebook fantastico, di cui vi consiglio assolutamente la lettura Scrivere email, costruire relazioni della maga delle parole Annamaria Anelli. Lo trovate qui!